Que votre entreprise soit de l'immobilier au Michigan ou des services de référencement à Chicago, les assistants virtuels (VA) peuvent changer la donne – du moins si vous savez comment les utiliser correctement. Conçu pour vous soutenir à distance, un assistant virtuel gère les mêmes types de tâches que les assistants traditionnels: travail de bureau, assistance marketing, aide à la conception Web, etc. Mais, en plus, ils gèrent ces tâches dans leurs propres emplacements, vous épargnant les frais d'espace ou d'équipement de bureau. De plus, 91% d'entre eux peuvent gérer ces tâches plus efficacement à distance, selon une étude de TINYpulse.

Alors, quelle est la clé pour tirer le meilleur parti de ces assistants? La réponse est la stratégie. Plutôt que d'embaucher un VA et d'attendre des avantages, ce dont vous avez besoin, c'est de penser intentionnellement au partenariat. Dans cet esprit, voici quelques conseils clés pour savoir comment tirer le meilleur parti de votre assistant virtuel!

  1. Savoir quelles tâches déléguer. Selon Natalie Sisson de The Suitcase Entrepreneur, l'un des meilleurs moyens d'utiliser un assistant virtuel est de déléguer plusieurs tâches chronophages et de vous épargner au moins deux heures par jour. Quelles tâches représentent de grosses économies? Sisson suggère de laisser votre VA gérer votre calendrier, utiliser les médias sociaux, gérer vos e-mails, gérer des tâches de blogues mineures, prendre soin de la comptabilité de base, gérer votre liste de marketing par e-mail et prendre en charge le support client. D'autres ressources suggèrent des tâches telles que la recherche de données, la mise à jour des sites d'adhésion, la rédaction de transcriptions, la création d'images pour les articles de blog, la modération de forums ou la création de redirections rapides sur votre site.
  2. Donnez toujours des instructions détaillées. Quelles que soient les tâches que vous confiez à votre VA, essayez de trop communiquer sur leurs instructions. Cela est particulièrement vrai dès le début lorsque vous commencez à former votre assistant. Selon un article sur EOFire, «vous devriez réserver du temps spécifique chaque jour au cours de ces premières semaines pour les former (aux tâches que vous déléguez)». En d'autres termes, plutôt que d'envoyer un minimum d'informations et d'espérer que votre VA se résume ce que vous voulez dire, fournissez des informations claires et détaillées qui répondent aux questions potentielles avant qu'elles ne surviennent. Pensez-y: mieux vous communiquez avec votre VA, moins vous êtes susceptible de faire face à des suivis répétitifs et des e-mails qui perdent du temps et réduisent l'efficacité de l'entreprise.
  3. Fixez des délais le cas échéant. Si vous donnez à vos tâches VA qui doivent être achevées dans un certain laps de temps, fixez des délais. Cela permet de définir les attentes quant à la rapidité du travail à effectuer et de maintenir votre assistant sur la bonne voie.
  4. Suivi aux premiers stades d'un projet. Après avoir donné à votre VA un plus grand projet, suivez environ 10 à 20 pour cent dans le travail. Demandez comment les choses se passent, voyez s'il y a des questions et ajustez au besoin. Cette petite étape peut vous éviter de gros maux de tête sur la route si une partie du projet n'a pas été communiquée.
  5. Partager des documents. Évitez les erreurs de communication ou la perte de travail en utilisant le stockage cloud pour tous les documents. Que vous optiez pour Google Drive, Dropbox ou une autre solution, vous n'aurez jamais à vous soucier de la difficulté d'accès au dernier travail de votre VA.
  6. Respectez leurs horaires. Les VA ne sont pas des employés. Ils ont souvent plus d'un client. En tant que tel, vous ne pouvez pas vous attendre à ce qu'ils soient disponibles 24h / 24 ou qu'ils répondent immédiatement dès que vous les contactez. Découvrez quelles sont leurs heures de travail habituelles et respectez leurs horaires. Cela peut vous aider à tirer le meilleur parti de votre relation au fil du temps.
  7. Envisagez un logiciel de chronométrage. Ce n'est pas parce que quelqu'un travaille à distance que vous ne devez pas les surveiller comme vous le feriez pour n'importe quel employé. Envisagez d'utiliser un logiciel de chronométrage pour suivre les heures et les projets.
  8. Donnez à votre VA plus d'implication. Pour vraiment maximiser le potentiel d'un partenariat VA, encouragez un comportement proactif. Comment? Au lieu de considérer votre AV comme un entrepreneur, pensez à lui ou à elle comme un partenaire. Ainsi, plutôt que de ne déléguer que des tâches mineures, vous pouvez laisser votre VA grandir dans les responsabilités et le sens de propriété qui les accompagne. Au lieu de simplement demander à votre assistant de mettre à jour les feuilles de calcul, par exemple, demandez-lui de faire un suivi auprès des prospects.
  9. Gardez un dialogue ouvert. Consultez votre VA de temps en temps pour voir comment les choses se passent. Demandez des questions, des préoccupations, des commentaires ou d'autres suggestions. Vous pourriez être surpris de ce que vous apprenez grâce à ce type de suivi. De même, essayez d'être disponible par e-mail ou Skype pour les questions rapides qui se posent à votre VA, en particulier au début quand il ou elle est toujours au courant de votre entreprise.

En tant qu'entrepreneur ou propriétaire de petite entreprise qui souhaite économiser de l'argent, faire évoluer votre entreprise, accroître son efficacité et travailler plus intelligemment, vous ne pouvez pas vous permettre d'ignorer le potentiel des assistants virtuels. Donc, pour tirer le meilleur parti de votre relation avec un seul, gardez à l'esprit les neuf conseils ci-dessus! En réfléchissant stratégiquement à votre VA, vous pouvez maximiser les avantages d'en utiliser un.

Shanna MallonAuteur bio: Shanna Mallon est un écrivain contributeur pour Nord droit, l'une des meilleures agences de marketing Internet de Chicago, qui propose des services de référencement, de développement Web et d'autres services de marketing en ligne. Shanna écrit professionnellement en ligne depuis 2007.

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